Home Gewohnheiten Todoist | Verabschiede dich von der Vergesslichkeit!

Todoist | Verabschiede dich von der Vergesslichkeit!

by Christina
Lesedauer ca. 8 Minuten

Bis vor wenigen Jahren habe ich mir wichtige Dinge »gemerkt«, was ehrlichgesagt ein anderes Wort für »vergessen« ist: Die Hausaufgaben, Abgabetermine, Referatsthemen, Geburtstage, Urlaubstage, Artzttermine, Meilensteine, Projektideen… Anders formuliert: Wenn ich dran gedacht hab, war es Glück und hin und wieder ein Zettel in den Untiefen meines Rucksacks.

Ein Satz hat jedoch dazu geführt, dass ich grundsätzlich meine Art zu Arbeiten geändert habe:

» Your mind is for having ideas, not holding them. «

David Allen, Getting Things Done

Vor lauter Sorge, dass ich irgendwas vergessen haben könnte, konnte ich mich häufig nicht auf das konzentrieren, was ich tat. Dabei war es egal, ob es um Arbeit, Uni oder Freizeit ging. Nichts war wirklich erholsam oder konzentriert, weil ich befürchtete, irgendwas zu übersehen zu haben.

Dieser Satz war es, der mich dazu brachte, diesen Status zu ändern. Seit dem nutze ich zwei Methoden, um Wichtiges und weniger Wichtiges festzuhalten: Notizprogramme und To-Do-Apps. In diesem Beitrag geht es um die Arbeit mit To-Do-Listen. Bullet Journals lasse ich hierbei außen vor, da sie für mich nicht die Sicherheiten bieten, die eine gute To-Do-App mit sich bringt.

Eine To-Do-Liste ist nicht


Deine Email-Inbox. Der Haufen Zettel unter oder schräg links neben deinem Monitor. Der gut gemeinte und hübsche Kalender in deinem Regal, in dem du zwar angefangen hast Termine einzutragen, den du zwischenzeitlich aber vergessen hast und jetzt eigentlich gar nicht mehr aufschlagen willst. Die Notiz auf Seite drei, etwa mittig, auf der Mitschrift des fünften von zwölf Vorlesungsterminen. Die Aussage: »Das merk ich mir«. Dein Gedächtnis.

Was muss deine Liste können?


Die ersten To-Do-Listen, die ich ausprobierte, waren genau das: Stumpfe Listen. Sie waren unstrukturiert und beinhalteten einfach alles, was mir in den Sinn kam – denn genau so hatte ich es in der Schule gelernt. Kein Wunder also, dass ich damit nicht arbeiten konnte.

Sollten deine Listen heute noch so aussehen, nimm dir folgende Punkte zu Herzen:

  1. Eine To-Do-Liste muss überall dort sein, wo du bist – und sich mit allen Systemen synchronisieren, die du für die Arbeit nutzt. Das beinhaltet auch deinen Kalender.
  2. Eine To-Do-Liste muss alles beinhalten, an das du zu einem späteren Zeitpunkt denken musst. Das kann der Einkauf am Nachmittag sein, der Wartungstermin deines Autos in viereinhalb Monaten oder die starke Projektidee, die dir auf dem Flur zum nächsten Termin kam.
  3. Sie muss dir auf einem Blick zeigen, was du heute zu tun hast. Bonuspunkte gibt es, wenn sie dich auch die nächsten Tage planen lässt.
  4. Einträge zu verfassen darf nicht länger als wenige Sekunden benötigen.

Immer da, wo du bist

Deine Liste sollte digital vorliegen. Ein Blatt Papier ist schnell aus den Augen verloren oder irgendwo vergessen – im schlimmsten Fall in einem ganzen Stapel von Papieren. Über die Jahre habe ich mit vielen To-Do-Apps gearbeitet, darunter Wunderlist (als es noch nicht zu Microsoft gehörte), Microsoft To-Do, der Aufgaben-Liste von Outlook (das war eine gruselige Zeit), einigen sehr minimalistischen To-Do-Apps aus dem Android Store und inzwischen mit Todoist.

Die Aufgabenliste von Outlook war eine To-Do-Liste zum Abgewöhnen und ich frage mich, wie man damit den Überblick behalten können will. Noch heute stehen da Dinge drin, die ich vor sechs Jahren hätte erledigen sollen – keine Ahnung, ob das je geschehen ist. Die Optik ist uralt, die Benutzung nicht mehr zeitgemäß. Wunderlist (wird in 2020 eingestellt) war lange Zeit sehr gut, aber leider wurde die Entwicklung eingestellt, als es von Microsoft gekauft wurde, um an Microsoft To-Do zu arbeiten. Diese App war jedoch lange Zeit weit vom Funktionsumfang von Wunderlist entfernt, weswegen ich mich doch noch ein weiteres Mal nach einem neuen System umsah – so gelangte ich zu Todoist.

Todoist

Mit Todoist kommt endlich Ordnung ins Chaos

Todoist ist die für mich perfekte To-Listen-App. Sie leistet weit mehr als die vier kritischen, oben beschriebenen Punkte, sieht dabei modern aus und Eingaben gehen sehr schnell von der Hand. Entwickelt wird es es seit 2007 von Doist, die auch die App Twist (ein Konkurrenzprodukt zu Slack) ins Leben gerufen haben. Üblicherweise interessieren mich Firmenblogs nicht, aber ihren kann ich wärmstens empfehlen.

Todoist läuft auf so ziemlich allem: Windows, iOS, Mobile, als Browsererweiterung, als App im Browser, auf Linux, sogar auf deiner Uhr, sofern sie denn klug ist. Außerdem gibt es Add-Ins für Gmail und Outlook. Auf Android habe ich einen Screen nur für das Todoist-Widget reserviert, so muss ich nicht jedes Mal erst die App aufrufen.

Außerdem bietet Doist Studenten einen 70%-Rabatt! Interessanterweise wird dafür die Todoist-Business-Version freigegeben, aber für den persönlichen Gebrauch macht das keinen spürbaren Unterschied.

»Sollte ich (irgendwann mal) tun (vielleicht)«

In deine To-Do-Liste schreibst du alles, an das du dich sonst erinnern müsstest. Das sind nicht nur Termine, sondern beispielsweise auch Projekte oder Vorhaben wie »Schwester anrufen«, oder »Windows neu einrichten«. Praktisch ist es, wenn du Prioritäten verteilen kannst, also beispielsweise der »Projektabgabe« eine höhere Prioritätsstufe geben kannst, als »Keller entrümpeln« oder »neues Suppenrezept ausprobieren«. So kannst du planen, was wann wie dringend passieren sollte. Todoist liefert dir vier Prioritätsstufen: 1 bis 4, wobei 1 die höchste Priorität hat und 4 standardmäßig eingestellt ist.

In Todoist werden all deine Einträge vorerst im »Eingang« einsortiert, sofern du sie nicht direkt einem Projekt zugeordnet hast – dazu gleich mehr. Wenn du kein Datum angegeben hast, erscheinen sie dazu auch noch in deiner Tagesansicht.

Die rote Uhrzeit unter dem ersten Eintrag erinnert mich daran, dass es überfällig ist, die Pfeile daneben zeigen, dass es ein sich wiederholendes Ereignis ist. Der rote Kringel zeigt eine hohe Priorität an.

Wenn du Einträge an einem Tag nicht abgehakt hast, werden sie dir am folgenden Tag als »Überfällig« angezeigt. Dann kannst du sie entweder einzeln neu planen, oder automatisch auf die nächsten Tage verteilen lassen. Alternativ machst du sie einfach am Folgetag.

»Projekte« sind deine Chance, deine Liste zu sortieren: Du kannst jeden Eintrag einem bestimmten Projekt zuordnen. Bei mir siehst du hier beispielsweise »Persönliches«, »Planung« und »Uni«. »Eingang« bedeutet, dass dieser Eintrag noch keinem Projekt zugeordnet wurde. Wenn du mit »Projekt« nichts anfangen kannst, sieh es als »Ordner« oder »Bereiche«. Du kannst beliebig viele Projekte anlegen, aber lass es nicht ausufern. Fang mit zwei oder dreien an. Je mehr Projekte du anlegst, desto länger wirst du brauchen um neue Einträge hinzuzufügen: Ist »Meerschweinchen streicheln« eher »Persönlich«, »Wellness«, oder »Freizeitplanung«? Du kannst jederzeit erweitern. Fang klein an, um dir nicht selbst ein Bein zu stellen.

Projekte kannst du außerdem gliedern, so beinhaltet das Projekt »Uni« bei mir Unterprojekte mit den einzelnen Seminarnamen. Hinzu kommt, dass du jedem Projekt eine Farbe zuordnen kannst. So findest du sie nicht nur schneller wieder, sondern kannst dir in einer Statistik anzeigen lassen, wie »projektlastig« deine Tage verlaufen sind.

Heute (nicht?)

Apropos »Planen«: Nur, weil es auf einer Liste steht, heißt das nicht, dass es erledigt wird. Erst recht nicht, dass es heute erledigt wird. Das musste mal fettgedruckt gesagt werden.

Hier kommt Punkt 3 ins Spiel: Nimm dir morgens fünf Minuten Zeit um zu schauen, was an diesem Tag getan werden muss. Alternativ: schaue Abends fünf Minuten rein und plane deinen nächsten Tag.

Eine gute To-Do-App lässt dich schon beim Eintragen eines neuen Punktes einen Zeitpunkt auswählen und fügt diese Dinge dann deiner aktuellen Tagesansicht hinzu. Für Termine und Abgaben ist das klar, aber bei allem anderen? Ich weiß, dass ich in den nächsten drei, vier Monaten meine Wand neu streichen will, aber noch habe ich keinen Tag dafür ausgewählt.

In diesen fünf Minuten wirfst du einen Blick auf alles, was automatisch in deinen Tag eingetragen wurde: Das können sich wiederholende Termine sein, oder aber Dinge, die du in der Vergangenheit für diesen Tag festgelegt hast. Bei mir hat sich herausgestellt, dass ich selten mehr als drei, maximal vier Dinge an einem Tag schaffe. Wenn größere Projekte anstehen, wie »Abgabe Hausarbeit«, passiert es regelmäßig, dass ich nur diesen einen Punkt am Ende des Tages abhaken konnte. Das ist in Ordnung. Wenn du deinen Tag planst, schau, dass du nicht mehr als zwei »größere« Dinge auf deiner Liste stehen hast, sonst wirst du einen Großteil deiner Liste am Ende neu planen müssen.

Hast du neben den festen Terminen noch Platz? Dann schau in die Liste der Dinge, die noch kein Datum erhalten haben und suche dir dort etwas aus. Vielleicht ein Hobbyprojekt, das du immer schon Mal angehen wolltest? Diese Einträge findest du in Todoist mit dem Filter »no due date«. Einfach draufklicken und mit dem Kalendersymbol »Heute« auswählen. So kannst du auch alle weiteren datumslosen Einträge auf zukünftige Tage verplanen. Wenn du über einem Datum hoverst, kannst dabei sogar sehen, wie voll dein Tag bereits ist. Praktisch!

Wenn du schon den Tag planst, schau auch, wie der Rest der Woche aussieht. Manchmal kannst du so Dinge auf ein Mal erledigen, statt sie über mehrere Tage zu verschleppen (Das Zauberwort lautet Time-Blocking. Schau mal in mein Review zum Buch »Deep Work«). Todoist hat dafür die praktische »Nächste 7 Tage«-Ansicht, die sich scheinbar auch endlich in anderen Apps bemerkbar macht.

Das Vorhaben in drei Monaten

Nun zum kritischen Punkt: Der Eingabe. Diese muss innerhalb von Sekunden getätigt sein und ohne, dass erst groß Programme geöffnet werden müssen. Je länger wir zwischen »muss ich notieren« und dem tatsächlichen Eintrag warten müssen, desto eher werden wir es sein lassen und wieder auf unser Gedächtnis setzen.

Dies war gleichzeitig der Grund, weshalb Todoist für mich früh zum Favouriten gegenüber allen anderen To-Do-Listen wurde.

Die Eingabe auf dem Smartphone. Dunkelrot hinterlegtes markiert einen Schlüsselbegriff.

Erstens habe ich Todoist als Widget auf dem Smartphone. Ich muss also einfach nur nach rechts wischen und kann direkt Einträge vornehmen. Keine App-Ladezeit, kein Ladebalken, keine Hindernisse. Zweitens schaut Todoist bereits bei der Eingabe, ob ich bestimmte Schlüsselbegriffe nutze. Hierzu gehören beispielsweise »nächste Woche«, »morgen«, »in [X] Monaten/Wochen/Tagen«, »um [X] Uhr« und Kombinationen daraus. So muss ich nicht jedes Mal den Kalender öffnen, um Daten anzugeben.

Theoretisch kann ich auch bereits bei der Eingabe das Projekt angeben – dafür füge ich einfach ein # hinzu und die ersten Zeichen des zugehörigen Projekts. Dadurch bekomme ich eine Auswahlliste. Auch ist es möglich, direkt die Prioritätsstufe ( »p1« bis »p4«) anzugeben. Beides nutze ich beim Eintrag jedoch in der Regel nicht.

Einträge müssen schnell hinzugefügt sein, denn meist notiere ich bereits während eines Gesprächs, woran ich denken werden muss. Sag deinem Gegenüber aber unbedingt, dass du die wichtigen Dinge zeitgleich notierst, damit du nichts vergessen wirst! So habe ich inzwischen schon mit vielen Dozenten, Kollegen, Komilitonen und meinem Chef arbeiten können, ohne mir deren Unmut zuzuziehen. Als ich das noch nicht ansagte gab es häufig Kommentare, was ich denn an meinem Handy wolle, obwohl wir doch ein Gespräch führten.

Ergänze und sortiere erst im Nachhinein

Statt also Projekt und Priorität direkt anzugeben, überarbeite ich am Ende meines Tages kurz den Eingangsordner. Das mache ich in der Regel zusammen mit meiner Planung des nächsten Tages. Selten brauche ich mehr als fünf Minuten für beides zusammen.

Zu Beginn sah das noch etwas anders aus, weil die Perfektionistin in mir alles besonders gründlich machen wollte. Gut gemeinter Rat: Deine To-Do-Liste ist keine Doktorarbeit. In der Regel sieht die auch niemand außer dir selbst. Probiere aus, was für dich funktioniert und lass sein, was unnötig Zeit kostet. Eine solche Liste ist eine Hilfe, um Dinge geschafft zu kriegen und sollte nicht davon abhalten.

Wie konnte ich eigentlich ohne?

Inzwischen ist Todoist für mich nicht mehr wegzudenken, dabei nutze ich viele Möglichkeiten des Programms bestimmt noch gar nicht; darunter die Möglichkeiten Teilaufgaben für größere Projekte anzulegen, Vorlagen für wiederkehrende Projekte zu nutzen, all die Integrationen in Abläufe anderer Programme oder mit Etiketten zu markieren. Es ist ein irre mächtiges Werkzeug, das mir sehr viel Sicherheit gibt. Klar, ich vergesse hin und wieder trotzdem mal etwas, aber ich muss mir nicht permanent Sorgen darüber machen, bestimmt etwas wahnsinnig wichtiges vergessen zu haben.

Probiere Todoist unbedingt aus, wenn du dieses Gefühl kennen solltest.

Die Basisversion ist kostenlos und umfasst bis zu 80 Projekte (wer bitte braucht 80 Projekte!?) und alles, was du benötigen wirst. Für 3€/Monat gibt es die Premiumvariante mit tonnenweise weiteren Features. Die habe ich persönlich lange genutzt, bevor das Programm für Studierende 70% günstiger (gegenüber der Businessvariante) wurde.

Es lohnt sich.

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