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The Checklist Manifesto | Wie und warum schreibt man eine gute Checkliste?

by Christina
Lesedauer ca. 6 Minuten

Atul Gawande hat mit dem Checklist Manifesto ein Buch geschrieben, dessen Titel sicher bei manchen die Augenbraue in die Höhe treibt. Warum zum Kuckuck schreibt man ein Buch über Checklisten?

Der Autor ist Chirurg und Gesundheitsforscher. In einer Studie untersuchte er, welchen Unterschied das Händewaschen in Krankenhäusern machte und die Ergebnisse sind zwar nicht unbedingt überraschend, dafür aber sehr eindrücklich geschildert. Seine Studie untersuchte die Überlebenschancen von Neugeborenen und ihren Müttern in Krankenhäusern der dritten Welt und er findet sehr deutliche, beschreibende Worte für das, was er während seiner Arbeit erleben musste.

So wird bereits im ersten Kapitel klar: Ohne eine Checkliste sind wir in vielen Fällen aufgeschmissen.

Dieses Thema zieht sich auch durch alle weiteren Kapitel des mit ca. 6h Laufzeit zügig gehörten Buches: Es wird von Piloten berichtet, deren Job ohne Checklisten nahezu undenkbar ist (und wie diese Checklisten entstehen und aufgebaut sind), oder auch von Menschen im Finanzsektor, die sich auf Checklisten verlassen können müssen.

Aber – und das war der für mich spannendste Teil – er geht auch darauf ein, wie eine Checkliste überhaupt auszusehen hat.

Was ist eine Checkliste?

Substantial parts of what software designers, financial managers, firefighters, police officers, lawyers, and most certainly clinicians do are now too complex for them to carry out reliably from memory alone.

Atul Gawande, The Checklist Manifesto

Checklisten geben das Verfahren vor, damit wir uns auf die Ausführung konzentrieren können. Gibt es keine Checkliste, an der wir uns orientieren können, müssen wir uns entweder auf Gewohnheiten verlassen, oder darauf, dass wir an alles wichtige denken werden – egal, wie stressig unsere Umstände gerade sind.

Wer mehr zu Gewohnheiten lernen möchte, sollte einen Blick auf »The Power of Habit« werfen. Und was das »hoffentlich vergesse ich das nicht« angeht: Nimm dir etwas Zeit und besorge dir »Getting Things Done«. Beides ist spannend und wird deine Art zu arbeiten verändern.

Nichts davon ersetzt eine gute Checkliste.

Checklisten werden für Verfahren genutzt, bei denen es auf die Beachtung einer bestimmten Reihenfolge ankommt. Hierfür ist es wichtig, sich überhaupt darüber klar zu werden, welche Verfahren kritisch genug sind, um in diese Liste aufgenommen zu werden. Ein Prozess, der nicht im ersten Anlauf abgeschlossen ist. Erfahrungsgemäß kann man das selbst für nahezu alltägliche Dinge kaum aufschreiben. Viele unserer heutigen Tätigkeiten sind so komplex geworden, dass sie aus zu vielen Schritten bestehen, um sich an alle erinnern zu können.

Folglich geben uns Checklisten vor, woran wir in welcher Reihenfolge denken müssen. Das kann in Stresssituationen sein, wie beispielsweise der kleine Aufkleber, den mein Freund lange auf dem Familientelefon kleben hatte. Dort stand die Telefonnummer des Notrufs und eine Reihe von W-Fragen, um im Falle des Falles nichts Wichtiges vergessen zu haben. Aber auch in alltäglichen Situationen beweisen Checklisten ihren Wert. Vor allem dann, wenn wir über einzelne Arbeitsschritte nicht mehr nachdenken müssen, laufen wir Gefahr, sie zu überspringen.

Und was ist eine Checkliste nicht?

Eine Checkliste ist übrigens keine To-Do-Liste; darin lag für mich lange Zeit der Denkfehler.

Eine To-Do-Liste umfasst so ziemlich alles, was getan oder an das gedacht werden muss, ist dabei aber nicht zwangsläufig aufeinander aufbauend formuliert oder nur auf die wichtigsten Punkte beschränkt. Eine Einkaufsliste würde beispielsweise darunter fallen. Auch ist der Zeitrahmen häufig nicht festgelegt und manche Dinge können für Monate auf der Liste Moos ansetzen, bis wir sie angehen.

Kriterien einer guten Checkliste

  • Sie beschränkt sich auf eine Situation, bzw. ein Projekt.
  • Sie muss kurz sein. Beschränke dich auf das absolut wesentliche.
  • Wenn eine Checkliste zu lang ist (beispielsweise für größere Projekte), unterteile sie.
  • Es gibt zwei Varianten einer Checkliste: »Read-and-do«, bei dem man erst ließt und dann handelt, sowie »Check-once-done« für alles, was erst getan und dann nur noch abgehakt wird. Beides funktioniert.
  • Eine gute Checkliste ist immer auf dem neusten Stand. Man kann sie nicht ein Mal anfertigen und dann bis zum Sankt Nimmerleinstag nutzen. Sie muss an sich möglicherweise veränderten Situationen angepasst werden, an neue Abläufe, möglicherweise auch an die Anzahl der Personen, die damit arbeiten müssen. Dazu benötigt es eine Person, die sich aktiv darum kümmert.
  • Jede Checkliste bedarf Unterbrechungen, bei denen die nächsten Punkte angesehen werden, bevor man sich an deren Erledigung macht. Möchte ich ein neues Rezept ausprobieren, wäre ein solcher Unterbrechungszeitpunkt nachdem ich die Zutaten ausgepackt habe und bevor ich anfange, das Rezept abzuarbeiten.

Das Problem von Checklisten

Niemand möchte mit Checklisten arbeiten. Erst recht nicht, wenn sie von jemandem anderen erstellt worden sind. Am aller wenigsten, wenn sie von wem anders kommen und unsere alltägliche Arbeit neu strukturieren sollen.

Wir fühlen uns von Checklisten gegängelt, da sie uns auch nach Dingen fragen werden, die wir »natürlich ganz selbstverständlich« gemacht haben. Sie unterstellen quasi, dass wir unsere Aufgabe nicht zufriedenstellend ausführen würden, gäbe es sie nicht.

Dabei ist eine Checkliste schlicht ein Werkzeug, dass uns vor dem »hab ich eigentlich an X gedacht?« schützt und uns auch in sehr komplexen Situationen zur Seite steht. Sie kann davor bewahren, schlechte Gewohnheiten einreißen zu lassen, solang man sich an ihren Ablauf hält. Kommen die Listen von außerhalb, kann es sein, dass es die bewährten Abläufe im Betrieb sind, damit alle am Projekt arbeitenden verlässlich miteinander arbeiten können.

Praxisbeispiel

So sah beispielsweise noch vor wenigen Monaten meine Checkliste für die Videoerstellung, -bearbeitung und -veröffentlichung aus:

Meine alte Möchtegern-Checkliste

Nette Idee, aber leider absoluter Blödsinn.

Nichts hiervon hätte ich vergessen können, selbst in den stressigsten Situationen nicht.

Was jeder dieser Punkte beinhaltete, war jedoch eine ganz andere Geschichte. Allein, wie häufig ich am Drehtag mit nur halb aufgeladenem Akku dastand, lässt mich bis heute meine Haare raufen. War es besser gewesen, das Script vor dem Dreh zu schreiben? Wann musste ich meiner Kollegin welche Materialien zukommen lassen? Erst Farbe anpassen, dann Schnitt? Oder erst Schnitt und dann Farbe? Und wann/wo sollten nochmal die Daten für Werbezwecke abgelegt werden?

Ich kürze das an dieser Stelle ab und hoffe, dass klar geworden ist, dass meine erste »Checkliste« nichts getaugt hat. Nichts davon zählte auf, woran ich zwingend für einen erfolgreichen Projektabschluss hatte denken müssen. Jeder Punkt war einfach nur ein Eintrag um des Eintrags willen gewesen.

Dementsprechend chaotisch und unstrukturiert liefen auch meine ersten Filmprojekte ab. Erst im Laufe mehrerer Videoprojekte entwickelte ich nach der Lektüre des Checklist Manifestos so eine Checkliste, die mich wirklich bei meiner Arbeit unterstützen kann – selbst, wenn mal wieder Deadline an Deadline stößt.

Inzwischen ist diese Checklist zu etwas geworden, mit dem ich täglich bei der Videoerstellung arbeite. Sie ermöglicht es mir, mich ganz auf die Arbeit zu konzentrieren und nichts zu vergessen. Ein schöner Nebeneffekt ist außerdem, dass sichtbar wird, wie komplex diese Arbeit eigentlich tatsächlich ist.

Ausschnitt aus meiner überarbeiteten Checkliste

Fazit

Springe über deinen Schatten: Schreibe eine Checkliste.

Sie muss zu Beginn nicht gut sein, aber zumindest deinen üblichen Arbeitsablauf schildern. Ergänze über die Zeit alles, an das du zwingend denken musst. Dabei ignoriere Dinge, die selbstverständlich sind und konzentriere dich auf alles, was in hektischen Situationen schon mal vergessen oder übersehen werden kann. So erstellst du dir (oder deinem Team) ein Werkzeug, mit dem gemeinsam gearbeitet werden kann und anhand dessen auch die Qualität deiner Arbeit erkannt werden kann. Im besten Fall sind diese Listen sogar in der Ausbildung neuer Kollegen einsetzbar.

Ich war bereits vor dem Buch sehr eifriger Listen-Schreiber, aber erst durch die Lektüre habe ich gelernt, was ich alles falsch gemacht habe und weshalb ich mich nie auf meine Listen verlassen konnte. Sollte dir dieser Gedanke bekannt vorkommen, gib dem Buch eine Chance. Es ist erstaunlicherweise sehr gut praktisch umsetzbar und die Geschichten, die Atul Gawande zur Illustration verwendet, sind spannend und bleiben gut im Gedächtnis.

Was passt dazu?

The Power of Habit von Charles Duhigg
Was bewirken eigentlich Gewohnheiten, wie entstehen sie und wie können wir aktiv daran arbeiten, gute Gewohnheiten zu schaffen? Sehr gutes Grundlagenbuch über die Wichtigkeit von Gewohnheiten.

Getting Things Done von David Allen
Solltest du den Gedanken, etwas vergessen zu haben, kennen: Ließ dieses Buch. Du stehst vor einem Berg von Arbeit und Projekten? Ließ dieses Buch. Ich meine es ernst, es ist wirklich gut.

Measure What Matters von John Doerr
Wo wir schonmal bei der Arbeit sind: Mit dem in diesem Buch vorgestellten OKR (Objective and Key Results) lässt sich festlegen, welche Arbeiten erledigt werden müssen, in welchem Umfang, von wem und wozu überhaupt.

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