Home Gewohnheiten Make Time | Von Highlights und 87 Strategien, Zeit sinnvoll zu nutzen

Make Time | Von Highlights und 87 Strategien, Zeit sinnvoll zu nutzen

by Christina
Lesedauer ca. 8 Minuten

Man sollte ja meinen: Nach fünf, sechs Büchern zu Themen wie »Gewohnheiten« oder »Arbeitsweisen« würde man im Großen und Ganzen wissen, wie man’s angehen kann. Stimmt soweit auch, aber hin und wieder gibt es dann doch das ein oder andere Buch, das auf bekannte Ideen aufbaut und sie erweitert. »Make time: How to Focus on What Matters Every Day« von Jake Knapp und John Zeratsky ist eines dieser Bücher. Es wurde 2018 veröffentlicht und hat einige Parallelen zu Deep Work von Cal Newport.

Laufzeit: 5 Stunden
Sprecher: Die Autoren Jake Knapp und John Zeratsky

Die Autoren

Jake Knapp und John Zeratsky waren unter Anderem Entwickler für Google und haben an den Apps für Gmail und Youtube mitgearbeitet. Wie viele Jobs in der IT-Branche neigten ihre zu ständigen, eng gesteckten Deadlines, massenhaft Meetings, Bergen an Mailkorrespondez und einem permanenten Zustands des »Bei der Arbeit sein«. Gruppenchat- oder auch Projektplanungsprogramme nehmen keine Rücksicht auf die Uhrzeit und so kann auch Nachts um halb elf eine Mail eintrudeln, in die man zumindest »kurz mal reinschauen« sollte/müsste/könnte. Nicht selten passiert es so, dass man sich am Ende des Tages fragt, was man eigentlich die ganzen Stunden über getan hat, denn am eigentlichen Projekt ist nicht so recht etwas beigekommen.

“Being more productive doesn’t mean getting the most important work done. It means reacting to other people’s priorities faster.”

Jake Knapp, John Zeratsky, Make Time: How to Focus on What Matters Every Day

Die Autoren haben diesen Zustand nicht weiter ausufern lassen wollen und haben gemeinsam überlegt, wie sie wieder Zeit für Relevantes in ihrem Terminkalendern freischaufeln können.

Die Probleme anderer Leute

Das Ergebnis des Grübelns ist denkbar einfach und fängt mit der To-Do-Liste an: Wir alle starten jeden Tag mit einer Listen von Dingen, die wir tun sollten. Im Laufe des Tages kommen dummerweise immer mehr Dinge hinzu: Das dringende Meeting, der Lebensmitteleinkauf, auf die Email vom Kollegen reagieren,… Das Problem dabei ist, dass viele dieser plötzlich auftretenden Einträge die Prioritäten anderer Personen widerspiegeln.

Haben wir tatsächlich Gesprächs- und Meetingbedarf? Oder würden wir nur dekorativ am Tisch sitzen und wenig beitragen können?

Ab und an trifft man auf Kommilitonen und Kollegen, die das Inhaltsfeld der Mail für Google halten: »Kannst du mir sagen, wo …«, »Wie geht …?«, »Kannst du mir mal eben helfen, ich finde X nicht.« – und ähnliches mehr fällt darunter. Statt selbst auszuprobieren oder zu suchen fragen sie andere, um während der Wartezeit für die Antwort andere Aufgaben zu bearbeiten. Das ist ja hin und wieder kein Problem, aber auch das kann zur Gewohnheit werden.

So bleibt noch der Lebensmitteleinkauf. Den werte ich als Single dann doch als »persönliches To-Do«.

Und dann sind da natürlich noch all die anderen Einträge auf der Liste, die vom Vortag übrig geblieben sind, weil man nicht dazu gekommen ist. Wäsche waschen. Wohnungsputz. Arbeiten am Projekt A, vorbereiten der Präsentation für Projekt B. Freizeit haben.

Das Highlight des Tages

Die Autoren raten zu einem Gegenmittel: Dem Highlight des Tages. Was muss das Highlight des Tages sein, um am Ende des Tages sagen zu können: »Das war ein erfolgreicher Tag«? Wichtig dabei ist, tatsächlich nur ein Highlight zu wählen, egal, wie klein das zweite und dritte auch scheinen mag.

Dieses Highlight muss nicht unbedingt mit der Arbeit oder dem Studium zu tun haben. Persönliche Prioritäten wie »Heute werde ich mich entspannen« sind nicht nur in Ordnung, sondern wirklich wichtig, um nicht irgendwann auf dem Zahnfleisch zu kriechen. Bei all dem Hype um’s »Produktiv-sein« und »Arbeiten« bitte nicht das eigene Wohlbefinden aus den Augen verlieren. Da spreche ich aus Erfahrung.

Nachdem man nun seinen Fokus gelegt hat, geht es zum nächsten Schritt.

Laser-Fokus

Was muss getan werden, um sein Highlight zu erreichen? Selten ist diese Frage mit nur einer Sache zu beantworten, vor allem, wenn es um Projekte, Studium oder Arbeit geht. Mache ich einen Wellness-Tag und mein Highlight wird gewesen sein, dass ich im Zoo war, müsste ich es heil durch Frühstück, das Morgenritual und die Fahrt zum Zoo schaffen, um an meinem Ziel anzukommen. Zwischendurch kann mich Social Media ablenken, Mails, der leere Kühlschrank, die noch zu machende Wäsche, der leere Tank, Aufforderungen der Familie, Telefonanrufe,… Die Liste ist lang.

Laser-Fokus jedoch bedeutet beispielsweise, auf dem kürzesten Weg daran zu gehen, am Highlight zu arbeiten. Das Highlight »Neuer Blogeintrag heute Abend« bedeutet, dass ich diesen geschrieben haben will, bevor ich etwas potenziell ablenkendes mache, ergo: Aufstehen, Morgenritual, Frühstücken, Schreiben, Nachbearbeiten, Veröffentlichen. Erst danach öffne ich mein Mailprogramm, schaue auf Reddit vorbei und werfe einen Blick auf den Rest meiner To-Do-Liste.

Natürlich lässt sich nicht jedes Highlight direkt nach dem Frühstück erledigen (das Beitrag-Schreiben zählt auch darunter). Die Idee bleibt trotzdem die selbe: Wenn man sich hinsetzt um am Highlight zu arbeiten, muss man alles andere ausblenden. Tut man das nicht, wird man sich auf Dauer in den Problemen und Prioritäten anderer wiederfinden – oder 500m tief gescrollt auf Social Media.

Spannend fand ich an diesem Kapitel vor allem, wie die Autoren über Möglichkeiten erzählen, sich selbst Steine in den Weg zu werfen um nicht den Verlockungen von Social Media und anderen Timesinks zu verfallen. Vieles davon kannte ich bereits, wie das Ausschalten von Benachrichtungen, oder dem besonders langsamen Bearbeiten von Mails.

Sich aus allem, was Zeit frisst, auszuloggen geht dann aber doch einen Schritt weiter.

Vor allem, wenn man seine Passwörter nicht vom Browser speichern lässt und jedes Mal erst im Passwortmanager nachschlagen muss, was denn nun das 16-stellige Passwort für Reddit war. Spätestens, wenn ich sehe, dass die Antwort aussieht wie: »(6fq+P9xyAr]r[ej«1Natürlich kein Passwort, das ich benutze. Passwortgeneratoren geben hier großartige Hilfen, um sichere Passwörter zu generieren. überlege ich mir drei Mal, ob ich das nun wirklich auf meiner Smartphonetastatur eintippen will, oder nicht einfach wieder zurück an die Arbeit gehe.

Auftanken

Die meisten Infos in »Make Time« zum Thema »Energize« sind geläufig und können von jedem runtergebetet werden: Genug schlafen, ausreichend Bewegung, gesundes Essen, wenig Zucker, Treffen mit Freunden und Familie, aktiv gestaltete Freizeit. Letzteres ist nicht unbedingt auf Aktiv-Sein im sportlichen Kontext bezogen, sondern setzt den Fokus auf »gestaltet«. Das kann auch der geplante D&D-Abend sein, Hauptsache, man versumpft nicht vor Netflix, Youtube und sonstigen Ablenkungsmedien.

Überraschend war hier für mich vor allem der Hinweis, dass man seinem Hirn auch mal eine Pause gönnen sollte. Genauer gesagt: Nicht permanent mit Musik, Hörbüchern oder Podcasts beschallen. Wenn man nahezu pausenlos Informationen aufnimmt, egal wie spannend, bleibt kaum Zeit, das Umfeld und bisher Gehörtes zu verarbeiten und so vielleicht zu neuen Ideen zu kommen. Langeweile führt oft zu neuen Projekten, aber wann war man das letzte mal tatsächlich gelangweilt? Das Smartphone ist nur einen Griff entfernt und der neue Podcast ist doch noch so spannend!

Ich musste bei diesem Hinweis verlegen Schmunzeln, denn ich neige tatsächlich dazu, selbst auf der zehnminütigen Strecke zum Supermarkt an der Ecke noch einen Podcast anzuwerfen. Inzwischen lasse ich das sein und kann bestätigen: Auf den kurzen Wegen kommen mir etliche Ideen, die ich hier im Blog oder in Projekten nebenher umsetze.

Blaues und gelbes Licht

Meine liebste Idee aus »Make Time« war in diesem Bereich jedoch der Hinweis auf die Beleuchtung, mit der wir uns umgeben. Sonnenlicht ist wichtig, aber wir umgeben uns in den größten Teilen des Tages mit Kunstlicht aus allerlei Quellen: Das Smartphonedisplay, Lampen und natürlich Monitore. Diese Lichtquellen neigen jedoch dazu, einen großen Anteil blauen Lichts zu enthalten, der dazu führt, dass wir wach bleiben. Das ist in der Fabrikhalle bestimmt wichtig, aber im Wohnzimmer? Und trotzdem Endet unser Tag oft mit dem Kippen des Lichtschalters: Hell – Dunkel. Und dann liegen wir im Bett und fragen uns, warum wir nicht einschlafen können.

Zwei Lösungsmöglicheiten gibt es: Die erste ist der Nachtmodus, den Smartphones und Windows 10 (Apple sicher auch) besitzen. Unter der derzeit aktuellen Version von Android ist der einfach zu finden: Einfach von oben nach unten über das aktive Display wischen und »Blaufilter« anwählen.

In Windows 10 findet man ihn, indem man unten rechts neben der Uhr auf die Schaltfläche klickt, und »Nachtmodus« aktiviert. Beides führt dazu, dass ab einer bestimmten Uhrzeit, meist an die Sonnenuntergangszeit des aktuellen Ortes gekoppelt, der blaue Anteil des Lichts verringert wird.

Im Ergebnis sieht es so aus, dass weiß nicht mehr weiß dargestellt wird, sondern langsam gelblicher wird. Das mag die ersten Male irritieren, aber unser Gehirn ist wahnsinnig gut darin, sich darauf einzulassen. Bereits nach wenigen Augenblicken nimmt man die Verfärbung kaum noch wahr und sieht das helle Ocker wie weiß. Unbedingt ausprobieren!

Nur ein Hinweis: Mir ist es schon oft passiert, dass ich Abends an Designaufgaben arbeite und den Filter vergessen hatte. Am nächsten Tag fragte ich mich jedes Mal, was mich denn gestochen hat, dass ich so fürchterliche Farben für das Projekt wählte… Also, liebe Mit-Designer: Bei spätem Tun unbedingt an den Filter denken. Spart Zeit, Nerven und Arbeit.

Die zweite Möglichkeit wird mit dem Günstiger-Werden von klugen Beleuchtungssystemen einfacher: Dimmbare Beleuchtung, die sich automatisiert steuern lässt. Bei mir sind es Lampen, die ab 23 Uhr automatisch dunkler werden, oder aber ab 7/8 Uhr morgens heller. Nicht nur bemerkt man so die Zeit (zumindest schaue ich nicht mehr um halb zwei Nachts verwundert auf die Uhr, wie spät es schon ist). Es läutet für den Körper auch ein, dass er müde werden sollte. Ich hätte nicht gedacht, dass es einen so großen Einfluss auf mich haben würde – hat es aber tatsächlich!

Der Blick zurück

Am Ende des Tages sollte ein Blick zurück geworfen werden um zu überlegen, was man beibehalten möchte und worauf man zukünftig verzichten will. Der Clou ist, dass die Autoren in »Make Time« geschlagene 87 Taktiken präsentieren, wie man sich und sein Umfeld so organisiert, dass man sein gestecktes Tagesziel erreicht. Man kann sich also immer wieder eine neue Strategie herauspicken um auszuprobieren, ob sie einem dem Ziel näher bringt. Am Ende des Tages hält man kurz fest, ob es etwas gebracht hat, oder eben nicht und was gut oder weniger gut gewesen ist. Dann überlegt man, ob man am nächsten Tag die Strategie erneut – aber angepasst – versuchen möchte, oder doch lieber zu einer anderen Taktik übergeht.

Für wen?

Ich hatte meinen Spaß an dem Buch, würde aber aufgrund der 87 Taktiken vielleicht eher zur Printausgabe raten. Die Kapitelüberschriften sind im Audible-Player schlicht durchnummeriert und nicht benannt, wodurch das Wiederfinden von einer bestimmten Strategie der Suche nahzu unmöglich ist. Abgesehen davon war es ein zügig durchgehörtes und lebendig vorgelesenes Buch, das mir einige neue Ideen mitgeben konnte.

Wer zu einer vielleicht etwas planerischeren Herangehensweise neigt, sollte sich Deep Work von Cal Newport anschauen. Wer hingegen einen Einblick darin bekommen möchte wie es sich anfühlt, in 25-Minuten-Intervallen erstaunlich viel Arbeit zu schaffen, möge einen Blick auf die Pomodoro-Methode werfen.

Dazu passt

Deep Work von Cal Newport (Review)
Ich empfehle dieses Buch häufiger als erwartet. Ein guter Überblick darüber, was uns von der Arbeit und allem, was wir machen wollen, abhält und wir wir dagegen angehen können.

Indistractable von Nir Eyal (Review)
Von dem, dem wir (quasi) das mediale Versumpfen zu verdanken haben: Ein Buch darüber, wie man konzentriert bei der Sache bleibt.

Measure what Matters von John Doerr
Wie stellen wir fest, was und wie viel wir im Job an Projekten tun sollten? Doerr stellt das »Objectives and Key Results«-Prinzip (OKR) vor und wie man Arbeit so strukturiert, dass die Arbeitszeit sinnvoll und messbar genutzt wird.

Anmerkungen   [ + ]

1. Natürlich kein Passwort, das ich benutze. Passwortgeneratoren geben hier großartige Hilfen, um sichere Passwörter zu generieren.

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