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Getting Things Done | Der Workshop zum endlich-Organisiert-sein

by Christina
Lesedauer ca. 8 Minuten

Getting things done wurde 2001 von David Allen veröffentlicht und wurde inzwischen mehrfach überarbeitet und aktualisiert. Ich frage mich ernsthaft, wie ich so lange einen so großen Bogen um dieses Buch habe machen können. Vermutlich lag es daran, dass mich Autoren-Fotos auf Buchcovern abschrecken wie dicht-bevölkerte Spinnennetze im Gartenschuppen.

Im vergangenen Jahr bin ich immer wieder mal über Bücher gestolpert, die sich wie ein zweiter Aufguss eines weit verbreiteten oder bekannten Buches anfühlten. Bestes Beispiel: »The 1% rule« von Tommy Baker, welches sich eindeutig stark an Atomic Habits orientierte. Hin und wieder stieß ich jedoch auf Bücher, die quasi das Fundament fürs Umdenken legten: Dazu gehörten Atomic Habits, Creativity Inc., Make it Stick, aber auch Deep Work und noch einige mehr, auf die ich in Zukunft eingehen werde.

Getting Things Done (Link zum Buch) ist ein Buch, dass sich in diese »Fundament-Gruppe« einreiht. Viele andere Autoren müssen von den Inhalten zumindest zum Teil inspiriert worden sein, da ich so manches Konzept aus dem Buch, in anderen Werken als Echo vernommen habe. Ließ dieses Buch unbedingt, wenn du das permanente Gefühl haben solltest, etwas vergessen zu haben oder nicht mehr weißt, wie du den Berg an Arbeit vor dir bewältigen sollst.

Endlich Ordnung im Leben

Getting Things Done ist eine To-Do-Liste in Buchformat mit Actioneinlagen.

Nein, es gibt keine Ankreuzkästchen. Aber Aussagen wie »do this now«, »start now« und mehr zeigen bereits den doch sehr aktiven Kern dieses Buches: Es ist keine Theorie, von der man irgendwann mal nur gelesen haben wird. Das Buch ist ein Begleiter beim Prozess des Organisiert-Werdens (und -Bleibens) und wird über mehrere Stunden sehr gut vom Autor selbst vorgelesen. Seine Überzeugung ist ansteckend! Ich habe mich dabei erwischt, selbst noch Nachts um halb drei Dokumente zu organisieren.

In seiner gleichnamigen Methodik stellt er fünf Schritte vor, die zu weniger Sorgen und Vergessenem führen:

Die fünf Arbeitsschritte zum sortierten System

Capture

Der erste Schritt befasst sich ganz mit dem Aufschreiben, sei es nun digital oder analog. Er nennt diese Sammelstelle der Ideen und Gedanken »Collection Tool«. Das klingt auf jeden Fall spannender als “Blatt Papier”.

In diesem Schritt geht es darum, alles aufzuschreiben, woran man derzeit denkt, bei dem noch Handlungsbedarf besteht. Das klingt einfach, zieht aber einen gewaltigen Rattenschwanz mit sich!

Wenn ich beispielsweise »Seife kaufen« im Hinterkopf habe und das aufschreibe, erinnere ich mich auch daran, dass ich noch Putzmittel besorgen wollte. Außerdem muss ich schauen, ob noch Spülmittel da ist. Wer übernimmt eigentlich den Aufräumdienst nächste Woche? War da nicht jemand im Urlaub, für den ich einspringen sollte? Und, achja, da gab es ja noch etwas, das ich in dem Zusammenhang erledigen wollte…

Diese Liste wird lang. Und das muss sie auch werden – nicht umsonst ist der Satz »Your mind is for having ideas, not holding them« nicht nur ein guter Merksatz, sondern sogar eine eingetragene Marke von David Allen1Auch, wenn es wirklich seltsam aussieht, eine »eingetragene Marke« hinter einem so langen Satz zu lesen.. Dieser Prozess braucht, laut Buch, durchaus mehrere Stunden. Er endet erst dann, wenn einem einfach nichts mehr einfällt, an das man in letzter Zeit gedacht hat, was bisher noch nicht abgeschlossen ist.

Warum das Ganze? Das Hirn kann nicht unterscheiden, wie wichtig etwas ist. »Puddingrezept nachschlagen« kann also genau so viel mentale Kraft in Anspruch nehmen, wie »Bremsflüssigkeit nachfüllen«. Beide Dinge werden mich den ganzen Tag begleiten, wenn ich sie nicht aufschreibe und so signalisiere: Ich werde dran denken.

Tipp des Autors: Wenn man ein System entwickelt, um Ideen und Gedanken festzuhalten, sollte man es so gestalten, dass man Spaß daran hat. Dazu gibt es gleich noch mehr Infos, aber bereits hier ist es umsetzbar. Ein halbleerer Kugelschreiber läd einfach nicht zum Schreiben ein, das 80g-Papier in Öko-grau verursacht so trübe Gedanken wie scheußliches Winterwetter. Besorge dir unbedingt Schreibmaterial, mit dem du gern arbeitest.

Clarify

Im zweiten Schritt geht es darum, die Liste zu überarbeiten. Hierbei gibt es zwei Kategorien, in die ein Eintrag fallen kann:

  1. Ist es umsetzbar (actionable)?
    Ist es umsetzbar, gehört es zu einem Projekt und es muss einen »nächsten Schritt« geben: Was muss erledigt werden, damit es voran geht? Sowohl Projekt, als auch nächsten Schritt notiert man sich.
    Dieser Schritt ist Kernstück der Methode, nimm dir auf jedem Fall Zeit dafür! Schreibt man nächste Schritte nicht auf, versucht man nur wieder, sie sich zu merken – und genau das hat einen ja dazu gebracht zu erkennen, dass man sich auf sein Gedächtnis nicht verlassen kann. Zu diesen »actionable items« gehört wirklich alles, was man tun kann: eine Mail schreiben. Auf Unterlagen warten. Jemanden anrufen. Etwas nachschlagen. Und, und, und.
  2. Wenn es nicht (direkt) umsetzbar ist, gehört es entweder zu Nachschlageunterlagen (reference) (z.B. Belege oder Artikel), derzeit nicht umsetzbar («put on hold«), oder kann in den Müll – entweder ganz real in den Papierkorb, oder man kann aufhören, darüber nachzudenken.
    Besonders gut hat mir hier die Idee der »Someday«-Liste gefallen. In diese trägt man alles ein, was man irgendwann mal angehen möchte. Bei mir ist das beispielsweise »Brot backen lernen«, »Artikel zu Thema Projektmanagement schreiben«, oder auch »Tanzkurs besuchen«. Aufgrund dieser Liste habe ich immer irgendetwas, an dem ich arbeiten kann. Selbst Projekte wie »Gemüsebeet anlegen« werden trotz Winter nicht vergessen.

Organize

Beim Organisieren geht es darum, den passenden Ort zu finden – auch zu schaffen! – wo man benötigte Materialien ablegt.

Mal an einem konkreten Beispiel erklärt: In drei Wochen habe ich einen Klausurtermin2Oder vermutlich auch nicht, wenn Corona-bedingt weiterhin die Universität geschlossen bleibt. Vor nicht allzulanger Zeit habe ich mir solche Termine tatsächlich noch »gemerkt« (aka: gehofft, sie nicht zu vergessen), aber normalerweise schreibt man sich das in den Kalender. Soweit, so logisch. Es ist ein Termin, Termine gehören in den Kalender.

Nun werde ich an dem Tag jedoch auch zwingend meinen Personalausweis mitnehmen und außerdem die Tintenpatronen aus meiner obersten Schublade einstecken müssen. Und… welcher Hörsaal war das nochmal? Ah, HS11… In welchem Gebäude lag der eigentlich?

In meinem Kalender steht so von nun an nicht mehr nur »Klausur Pädagogik«, sondern auch alles, was ich an diesem Termin benötigen werde: Ort, Zeit, Material, Lageplan der Uni, Erinnerungen daran, Dinge einzupacken – und zwar mit Erinnerung einen Tag vorher.

Generell gilt: in den Kalender gehört das, was unbedingt genau zu dem festgelegten Zeitpunkt passieren muss. Das sind keine To-Dos! Hierbei geht es tatsächlich nur um diese Dinge, die an keinem anderen Zeitpunkt geschehen können.

To-Dos haben einen anderen Ort: Die To-Do-Liste. Das sind all die »nächsten Schritte«, die nicht zwingend zeitabhängig sind, wie »einkaufen gehen«, oder »Klausurvorbereitung beginnen«. Persönlich bin ich seit über einem Jahr begeisterter Todoist-Nutzerin für genau diese Dinge.

Für alles weitere muss man sich Systeme überlegen, die einen dabei unterstützen, benötigte Materialien immer genau dann sofort zu finden, wenn sie benötigt werden. Das kann ein rotierendes Mappensystem sein, mit jeweils einer Mappe für jeden Tag oder Monat, oder eine selbstgebaute Datenbank, oder ein Notizprogramm, in dem man alles festhält, was wichtig erscheint. Das Ziel ist, am Ende alles in festen Systemen zu haben und diese immer zu nutzen und auf dem neusten Stand zu halten. Wenn man sich nicht auf Einträge verlassen kann, hört man auf, sich auf das System zu verlassen! So führt es einen nur wieder zurück dazu, auf sein Erinnerungsvermögen zu setzen – ganz blöde Idee.

David Allen legt in diesem Schritt (auf den ersten Blick) erstaunlich großen Wert darauf, dass die Nutzung dieses Systems tatsächlich Spaß machen soll, aber natürlich auch mit wenigen Handgriffen erledigt sein muss. Ist das eigene System vor allem Papier-basierend, sollte man gutes Papier auswählen und Stifte, mit denen man gern schreibt. Im digitalen Bereich bedeutet das, sich Programme zu suchen, mit denen man gerne arbeitet. Wenn ich erst jedes Mal den innerlichen Schweinehund beiseite schieben muss, um Rechnungen abzuheften oder Kalendereinträge zu verfassen, werde ich mit dem System nicht arbeiten wollen. So wird sich Kram anhäufen, ich werde nicht mehr hinterherkommen, den Überblick verlieren und tadaaaa – schon ist das Ausgangsproblem zurück.

Reflect

Dein System steht? Perfekt, nun musst du damit arbeiten. Entwarnung vorweg: Es muss nicht fehlerfrei sein. Es kann sich mit der Zeit entwickeln. Trotzdem muss es jedoch funktionieren und das kann es nur, wenn du a) die richtigen Orte zum Ablegen nutzt und b) aktiv damit arbeitest. A hast du hoffentlich bereits im vorherigen Schritt erledigt, denn bei »Reflect« geht es darum, dass du dich auf dein System verlassen können musst. Das geht nur, wenn du es mindestens täglich im Blick hast! Eine To-Do-Liste bringt dir nichts, wenn sie nicht vorliegt, ein Kalender hilft dir nicht, wenn du seit drei Wochen keine Termine eingetragen hast.

Dabei unterscheiden sich die Intervalle, in denen du deine Helfer überpüfst: In einen Kalender wirst du üblicherweise morgens und/oder abends schauen, um dir einen Überblick über den kommenden Tag/die kommende Woche zu verschaffen. Auftretende Termine solltest du dennoch sofort eintragen und nicht erst auf den Abend warten!

Eine To-Do-Liste zeigt sich hier ein wenig aufmerksamkeitsbedürftiger. Ja, morgens einen Blick hinein zu werfen ist für die Tagesplanung hilfreich – vor allem, wenn man timeboxing betreiben möchte. Aber auch zwischendurch gibt es immer wieder Momente, in denen eine gut organisierte To-Do-Liste helfen kann: In der letzten halben Stunde im Büro kann ich entweder pseudo-produktiv Daten verschieben und meinen Tisch organsieren. Andererseits kann ich aber auchin meine Liste schauen. Dort finde ich den Eintrag »Artikel zu Thema X lesen« in meiner Kategorie »Dauert 5-10 Minuten« und habe so einen Vorschlag, meine Zeit nicht einfach nur totzuschlagen.

Am Ende des Tages gehe ich meist meine To-Do-Liste der nächsten zwei, drei Tage durch und ergänze oder streiche, was nötig ist. Ein Mal in der Woche (Sonntag Abends) schaue ich jedoch in all meine Ablagesysteme und vergewissere mich, dass alles auf dem neusten Stand ist: Sind alle Termine drin? Welche Termine warten auf mich? Was habe ich mir für nächste Woche aus meiner To-Do-Liste vorgenommen? Habe ich die Möglichkeit, etwas aus meiner »irgendwann mal«-Liste mit aufzunehmen? Habe ich irgendwas vergessen abzuhaken? Was sagen meine Finanzen und wo sollte ich bei meinem Budget nochmal umdenken?

Ohne dieses wöchentliche Ritual wäre ich gewaltig aufgeschmissen.3Ja, ich spreche aus Erfahrung. Leider.

Engage

Willkommen auf der Zielgeraden! Engage bedeutet nichts Anderes als die Umsetzung der gesteckten Aufgaben, die in »Clarify« benannt wurden: Was ist das Projekt? Was ist der nächste Schritt? Erkennen, umsetzen, nächste Aufgabe/nächster Termin. Und dank des Systems, das man sich angelegt hat, hat man den Kopf tatsächlich für Ideen frei – anstatt nur Sorgen von links nach rechts zu sortieren.

Fazit

Du machst dir permanent Sorgen, irgendwas vergessen zu haben, oder stehst wie Ochs vorm Berg und weißt nicht, wie und wo du weitermachen sollst? Ließ dieses Buch.

Ja, ich war auch selbst äußerst skeptisch – Bücher mit eher langweilig wirkender Schrift im Titel, noch dazu Bücher mit einem großformatigen Foto des Autors schrecken mich ab. Dennoch bietet dieses Buch einen ausführlichen, aber an keiner Stelle langatmigen Workshop, um endlich organisierter handeln zu können. Ich habe trotz gutem Vorwissen auf dem Gebiet erstaunlich viele Ideen daraus mitgenommen. Mein Beitrag hier ist für meine Verhältnisse schon sehr ausführlich geraten, aber das Buch liefern natürlich noch sehr viel mehr Überlegungen, Handreichungen und Erklärungen, die hier den Rahmen sprengen würden. Es sind 10 Stunden Hörzeit, die sich lohnen.

Was passt dazu?

The Checklist Manifesto von Atul Gawande
Ich liebe Checklisten. Eine gute Checkliste beinhaltet nur Wesentliches und kann bei komplexen Abläufen die nötige Hilfestellung sein. Der Autor ist Arzt und erzählt aus erster Hand, inwiefern Checklisten Leben retten und weshalb sie so wichtig sind.

Make Time – How to Focus von Jake Knapp und John Zeratsky
Das System steht – aber wie organisiert man die Zeit, die einem zur Verfügung steht? Make Time gibt dutzende Strategien, wie man Arbeit zeitlich organisiert bekommt.

Atomic Habits von James Clear
Um ein solches System am Leben zu halten, muss man neue Gewohnheiten entwickeln. Atomic Habits zeigt, wie das gelingen kann.

Anmerkungen   [ + ]

1. Auch, wenn es wirklich seltsam aussieht, eine »eingetragene Marke« hinter einem so langen Satz zu lesen.
2. Oder vermutlich auch nicht, wenn Corona-bedingt weiterhin die Universität geschlossen bleibt
3. Ja, ich spreche aus Erfahrung. Leider.

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